Un Almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro o fuera de la Empresa. Debe estar especialmente diseñado para custodiar, proteger y controlar su contenido.

La palabra Almacén proviene del Arabe: "Al"-el, "Majzan"-depósito y su función e historia se remonta a los tiempos más remotos: El mamut cazado había que transportarlo a la cueva y mantenerlo en perfecto estado o no serviría para nada.

Es un elemento imprescindible que permite optimizar diversas funciones:

-Compras cuando es un Almacén de Materias Primas

-El Proceso Productivo cuando es un Almacén (o varios) intermedio

-La Distribución y el Servicio cuando es un Almacén de Producto Final

El Almacén tiene su razón de ser en las existencias que contiene. Estas existencias son las causantes de un enorme coste para la Empresa, coste que es necesario mantener si pretendemos un buen servicio al Cliente.

El equilibrio correcto entre Coste y Servicio será un importante quebradero de cabeza.

A pesar del enorme impacto, tanto en Costes como en nivel de Servicio, en numerosas ocasiones el Almacén es el gran olvidado y, como consecuencia, aparecen una serie de problemas que dificultan su funcionamiento.

Las funciones de gestión de Almacén son una parte importante dentro de las funciones logísticas:

Funciones_de_Almacn.jpg


Los problemas comunes y frecuentes asociados al Almacén son:

→ No se encuentra la mercancía

A veces sólo el mozo de Almacén o el encargado del mismo saben dónde está determinada mercancía. Ante cualquier ausencia tenemos un verdadero problema. Al final suele llevar a errores en el picking y demoras innecesarias.

→ Hay mercancía en los pasillos, zonas de tránsito o donde no deben estar

No se dispone de suficiente espacio o el procedimiento de ubicación es incorrecto o no se cumple. Será fácil deslocalizar la mercancía y no encontrarla en su momento.

→ Alguien pintó en su momento las distintas zonas en el suelo, las señalizó y ahora apenas se ve la pintura, nos hemos acostumbrado a las señales y nadie las respeta

No se ha adaptado el Almacén a las situaciones cambiantes del negocio. Lo que en su momento era válido dejó de serlo y nadie ha modificado la señalización y probablemente los procedimientos de trabajo.

Es muy probable que la productividad haya bajado y que unos puestos de trabajo molesten a otros, incluso errores por falta de espacio.

→ Con frecuencia hay personas buscando mercancía que no aparece

Claro síntoma de que hay errores en el Almacén, de Entrada, de Ubicación, de Procedimiento.

No sólo es una pérdida de tiempo y efectividad, la posibilidad de errores en las entregas o demoras es enorme.

→ La mercancía del Almacén está perfectamente identificada?

Cualquiera, aunque sea personal externo, podría saber qué contiene cada bulto del Almacén?

Si no es así, es posible que algún proceso no sea el correcto y sólo la experiencia y conocimiento del personal permite su funcionamiento.

De ahí a los errores sólo hay un pequeño paso.

→ La información no es fiable, constantemente tenemos que verificar si existe o no una mercancía para dar un plazo de entrega o para planificar la fábrica

El inventario tiene numerosos errores y no nos fiamos. La pérdida de tiempo cada vez que hay que dar un plazo de entrega o hacer una planificación es enorme. Además se corre el riesgo de dar el mismo plazo de entrega de una mercancía para dos pedidos con lo que la imagen ante el Cliente será lamentable o incluir en la planificación un material comprometido con lo que la planificación tampoco será fiable.

→ No sabemos qué hacer con las devoluciones

No tenemos o no se cumple un procedimiento de Logística Inversa muy necesario con el auge del comercio electrónico.

La mercancía devuelta está un tiempo indefinido en el Almacén y nadie toma una decisión sobre ella estorbando en otros procesos y disminuyéndo la productividad y la efectividad del Almacén.


Definir una Estrategia para el almacenamiento no es sencillo y requiere tomar en consideración diversos aspectos :

  • Diseño o reestructuración de Almacén
    • Layout
    • Dimensionamiento
  • Análisis de Flujos y Procedimientos
    • Entradas
    • Salidas
    • Picking
    • Manipulaciones/Preparación
    • Inventario
    • Devoluciones
  • Selección Equipamiento
    • Instalaciones (Estanterías, etc.)
    • Maquinaria
  • Software Gestión Almacén
  • Estudio Automatización Almacén
    • Radiofrecuencia
    • RFID
  • Estudio y Negociación de externalización
    • Selección y Negociación con Operador
    • 3PL, 4PL
  • Seguridad en Almacén
  • KPI relevantes para conseguir Objetivos
  • Formación

Algunas definiciones y conceptos relacionados con Almacén y que a veces pueden llevar a confusión:

-Inventario

  • Relación o lista de lo que tenemos
  • A veces se confunde con Recuento o Inventario físico de Almacén

-Stock / Existencias

  • Cantidad de algo (un artículo o grupo de artículos)

-Gestión de Inventario

  • Conjunto de actividades para mantener el stock adecuado
  • Implica conocer el stock y tenerlo localizado

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